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El expediente electrónico en nuestro modelo actual de Administración Pública no es, por mucho que nos cueste aceptarlo, aún una realidad. Poco a poco el modelo va avanzando más hacia la plena digitalización de los procesos, pero en definitiva, si se quieren hacer las cosas como se debe, hay que tomarse su tiempo (pero no mucho…)

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), lleva publicada desde hace más de un año y aún no hemos visto la publicación del Reglamento de Desarrollo de la Ley. Me consta que desde el Ministerio de Administraciones Públicas (MAP) están trabajando con diferentes expertos en la redacción del mismo, pero sin embargo aún no ha sido publicado, ni siquiera y al menos que no me haya enterado un borrador de la norma.

Existe una cuestión que me preocupa especialmente en cómo se desarrollará. Se trata de el tratamiento que otorga la LAECSP al Documento y los archivos electrónicos, así como al procedimiento relativo a la digitalización de documentos en formato papel.

Si atendemos a los dispuesto en el art.29 y siguientes de la LAECSP, podremos observar como ésta otorga una regulación específica para el expediente electrónico y concretamente para aquellos documentos en formato papel, que a pesar de ello, deben pasar a formar parte del expediente electrónico.

Es en el art.30 de la LAECSP, donde se dispone que:

“1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.”

…

“3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.”

Como muchos sabréis  he participado durante todo el año 2007 y parte del 2008 en varios proyectos relacionados con la la Digitalización Certificada de Facturas y Documentación en formato papel, regulado todo ello en virtud de la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

Si observamos los requisitos que dispone el art.30.3, observamos como para que una copia electrónica de un documento relativo a un expediente electrónico, es necesario que el proceso de digitalización se lleve a cabo garantizando su:

• Autenticidad.
• Integridad
• Conservación del documento imagen.
• Sellado Electrónico de la copia.

En este sentido, es necesaria y llegaría a decir de imperiosa necesidad que los entes públicos responsables de la implantación de la normativa de Administración Electrónica, procedan al desarrollo reglamentario de estos requisitos, estableciendo claramente cuáles son los requisitos concretos con los que deberá contar el sistema de digitalización certificada de documentos en formato papel, para que la imagen y documento electrónico que se obtenga como resultado sea perfectamente equiparable al documento origen, pudiendo así prescindir de éste.

En este sentido y como hace la Agencia Tributaria para el procedimiento relativo a las facturas, es necesario que los requisitos  que fueron establecidos para este caso concreto, sean trasladados de igual o semejante forma al Reglamento de Desarrollo de la LAECSP.

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